Il est grand temps que nous nous éloignions de nos webcams et que nous retournions dans nos collectivités pour discuter des enjeux les plus importants d’aujourd’hui. Le retour à la mobilisation en présentiel est réjouissant, mais aussi un peu intimidant.

À quand remonte la dernière fois où vous avez effectué une présentation au nom de votre organisation lors d’une réunion communautaire? Ou lorsque vous avez eu une conversation difficile en personne avec un intervenant concerné? Avez-vous de nouveaux membres de l’équipe qui n’ont jamais travaillé ensemble dans ce genre de contexte?

Si vous vous sentez rouillé, vous n’êtes pas seul. Revenir aux événements en présentiel signifie que vous devez renforcer vos compétences, ainsi que celles de vos équipes, et apprendre les nouvelles réalités de l’organisation de la mobilisation, que ce soit en personne, virtuel ou hybride.

Alors que l’équipe de participation publique de H+K a mis à jour ses propres compétences pour mieux appuyer les activités de consultation et de mobilisation en présentiel, nous avons également élaboré un programme de formation pour aider nos clients à faire de même.

Voici cinq choses importantes à approfondir pour vous préparer à vous aventurer de nouveau dans les collectivités pour des conversations importantes :

1. Le paysage

Tenez compte des dernières recherches et observations liées aux attentes du public, à la confiance, à l’acceptabilité sociale pour les grandes décisions et grands projets stratégiques, ainsi qu’aux pratiques exemplaires mondiales pour un engagement significatif et efficace afin de favoriser une prise de décisions solide et durable. La confiance envers les fonctionnaires et les PDG a diminué, et les membres du public veulent participer aux décisions qui les touchent le plus. Le paysage a changé au cours des trois dernières années – assurez-vous de faire vos devoirs pour comprendre où se trouvent vos auditoires et ce à quoi ils s’attendent avant de vous lancer dans un programme de mobilisation.

2. Le pouvoir du narratif

Des communications claires, convaincantes et crédibles pour appuyer la mobilisation du public n’ont jamais été aussi importantes. Une description claire vous aidera à réduire le bruit pour vous assurer que les auditoires disposent de l’information dont ils ont besoin pour participer au processus de mobilisation. Construire une bonne histoire est une partie d’art, une partie de science – il existe des méthodologies éprouvées que nous enseignons pour aider les organisations à faire passer leurs messages afin d’appuyer un engagement éclairé et significatif.

3. L’art de l’accueil

Plusieurs éléments sont à considérer dans la planification et la mise en œuvre d’activités de mobilisation réussies. Pensons notamment à l’espace physique et la configuration, le format de l’information dans les présentations et les discussions, l’approche de facilitation et le soutien mis à la disposition des participants pour assurer que l’événement est sécuritaire, accessible et inclusif pour tous ceux qui s’intéressent au sujet à l’étude. Les détails plus fins — comme l’aménagement d’espaces pour que les enfants puissent jouer ou prendre des rafraîchissements, sont tout aussi importants que les grands — comme l’organisation d’une interprétation simultanée, l’offre de diverses options de participation sur place pour répondre aux préférences personnelles et l’assurance que l’équipe d’accueil est unie. Tous ceux qui participent à un événement doivent être habiles dans l’art de l’accueil et comprendre leur rôle d’ambassadeur auprès du public invité.

4. Conversations difficiles

Une conversation difficile peut quand même être productive. Mises en pratique, les techniques d’écoute active permettent d’établir des liens authentiques et de faire en sorte que les membres de la collectivité se sentent respectés et entendus, même en cas de divergence d’opinions. Cette préparation est très importante si vous vous attendez à avoir affaire à des conversations suscitant des émotions fortes au sein de votre communauté, et il faut de la pratique pour être parfait. Comprendre l’anatomie d’une conversation difficile et s’armer – et armer les membres de votre équipe – avec des outils pour naviguer efficacement dans ces interactions peut créer ou briser la confiance. Sans eux, les conversations peuvent s’enflammer sans résultat productif; avec elles, les différences peuvent être entendues, comprises et abordées.

5. Boucler la boucle

Si nous demandons aux gens de communiquer avec nous, nous devons être prêts à rendre compte de ce que nous avons entendu et de ce qu’ils ont fait. Notre formation offre des conseils sur la façon de faire rapport à vos collectivités et de continuer à établir des relations à l’avenir. De nombreuses organisations regardent au-delà des rapports écrits traditionnels pour partager cette information et utilisent maintenant des outils comme des infographies, des publications sur les médias sociaux et des vidéos pour adapter les rapports aux préférences de communication de l’auditoire afin que les résultats des efforts de consultation soient entendus.

L’équipe de participation publique de H+K est là pour vous aider à renouer avec les communautés qui comptent le plus pour vous. Vous trouvez ceci intéressant, opportun ou utile? Nous aimerions discuter avec vous.