Avec l’arrivée de la pandémie, nous sommes tous rapidement devenus des experts en vidéoconférence (que nous le voulions ou non!). Maintenant que le monde se déconfine, nous adopterons des événements «hybrides». Les gens voudront avoir le choix de se réunir  en personne ou par vidéo, et nous devrons faire appel à notre esprit innovant pour développer des approches efficaces.

L’adoption de rencontres virtuelles n’a pas été facile au début, et l’adoption d’évènements hybrides apportera son lot de défis aussi. Toutefois, l’équipe de participation publique de H+K a étudié–et essayé–les meilleures pratiques. Donc, si vous envisagez organiser un événement hybride, voici 5 consignes importantes à garder en tête.

1. Soyez clair quant au type d’événement que vous organisez.

Tenez compte votre objectif pour l’événement de même que des besoins et intérêts de vos participants. Dialogue Partners présente deux modèles d’organisation d’événements hybrides: l’événement hybride à double voie et l’événement hybride intégré. L’événement hybride à double voie met en place des événements en personne et en ligne séparés mais parallèles, tandis que l’événement intégré réunit les participants en personne et en ligne en même temps. Un modèle n’est pas meilleur que l’autre. Votre choix dépendra de la technologie disponible, des ressources humaines, des compétences en matière de facilitation et des besoins des participants. Une bonne planification est essentielle à la réussite de l’événement.

Conseil de pro: consultez l’aide-mémoire pour la préparation d’événements hybrides développée par Dialogue Partners – une ressource très utile.

2. Utilisez les bons outils

La technologie rend les événements hybrides possibles, mais c’est la planification qui les rend efficaces. Réfléchissez bien à votre choix de plateforme et d’outils. Commencez par explorer les options avec lesquelles votre équipe est le plus à l’aise et familiarisez-vous avec chaque outil dans ses moindres détails.

Pendant la pandémie, toutes les plateformes ont améliorer leurs fonctionnalités. Profitez des fonctions bien connues, tel que le clavardage, et essayez celles qui le sont moins, comme les tableaux blancs numériques. Ensuite, réfléchissez à comment vous pouvez aider les participants à tirer le meilleur parti de leur expérience. Voulez-vous une diffusion en direct des intervenants? Un contenu préenregistré? Des salles de discussion? Des sondages? Une intégration des médias sociaux? Une traduction simultanée, en langage des signes ou du sous-titrage? Tout est possible.

Conseil de pro: pour plus de conseils sur la variété des outils disponibles, consultez Zoom et Microsoft Teams. Restez à l’affût de nouveaux outils pour améliorer l’expérience des participants.

3. Soyez les personnes les plus cool de la «salle».

Nous ne saurions trop insister sur l’importance de mettre en place la bonne équipe et de définir les rôles et responsabilités de chacun.

Pour commencer, nous vous recommandons d’attribuer les rôles suivants aux membres de votre équipe: modérateur/trice (personne qui anime l’évènement), producteur/trice de l’événement (responsable de l’aspect virtuel) et soutien (rôles nécessaires pour aider les deux premiers). Notez les rôles, les responsabilités et les préférences de communication de chacun.

Parlons un peu plus de la communication. Notre conseil: entourez-vous de personnes en qui vous avez confiance et utilisez un langage concis. Par exemple, si une personne anime un événement en direct, seul le producteur devrait communiquer avec elle de manière clairement prédéterminée. Cette approche  minimise les discussions secondaires avec le modérateur et lui permet de recevoir des consignes très claires.

Conseil de pro: prévoyez un plan B. Avant l’événement, faites un remue-méninges pour imaginer les problèmes qui pourraient survenir et préparez vos solutions. Le jour de l’événement, concentrez-vous sur un seul problème à la fois. Des défis peuvent (et vont) se présenter,  ce sera l’occasion d’apprendre et de vous améliorer.

4. Soyez inclusifs

Si les événements en ligne nous offrent de nouvelles possibilités d’engagement, la pandémie nous a également appris qu’ils risquent d’exacerber les inégalités existantes entre les participants. En tant qu’animateurs/trices, il nous incombe de reconnaître que les participants ne se joindront pas aux événements sur un pied d’égalité. Identifiez et soutenez les participants qui ont besoin d’un appui technologique supplémentaire ou l’activation de fonctions d’accessibilité. Dans la mesure du possible, et de préférence à l’avance, veillez à ce que les demandes d’assistance soient satisfaites afin de garantir leur participation.

Lorsque vous répondez à des questions ou que vous animez une discussion, équilibrez les espaces virtuels et les espaces en personne en alternant les interventions des participants dans chaque espace. Maintenez cet équilibre en interpellant régulièrement les participants virtuels et en personne via le «chat» ou verbalement. Enfin, valorisez les contributions non verbales autant que les contributions verbales. Cette pratique permettra aux participants qui ne sont pas à l’aise ou qui ne peuvent pas s’exprimer à voix haute d’être entendus.

Conseil de pro:  désignez un membre de l’équipe qui pourra résoudre les problèmes techniques ou autres dès qu’ils se présenteront. Communiquez le nom de cette personne-ressource aux participants.

5. Prenez le temps de faire un débriefing avec votre équipe

Bien que votre temps, votre budget et votre énergie soient presque épuisés, faites de votre mieux pour faire du débriefing une partie intégrante de la conclusion avec votre équipe . Le débriefing est un outil puissant car il nous permet de faire le point sur les bons coups, les défis et les leçons. Ces réflexions vous aideront à planifier un meilleur engagement hybride lors d’événements futurs. Gardez une liste des leçons apprises dans un lieu accessible pour que toute l’équipe puisse y contribuer et s’y référer.

Conseil de pro: le débriefing est également une excellente occasion de célébrer et de remercier vos collègues. Nous en avons tous besoin!

Enfin, l’option de participer en personne ou virtuellement vous permettra de rejoindre encore plus de personnes qu’avant. Chaque événement est différent, et il n’y a pas de recette parfaite. N’oubliez pas que l’engagement est un art et une science. Tout ce que nous avons appris sur la création d’événements à titre de praticiens/nes de participation publique demeure. Restez calme! Les membres de votre équipe ont planifié, préparé et pratiqué (sans compter qu’ils auront lu ce texte).

En mettant en pratique nos conseils et nos astuces, vous pourrez vous concentrer davantage sur ce qui importe le plus: écouter ce que les participants ont à dire.

Rédigé par Sarah Bain, Emaan Ali, Lauren Vantellingen et Elizabeth Robertson.